Walker Books, Inc. (Manual System w

Walker Books, Inc. (Manual System with Minimal PC Support)
(Prepared by Matt Wisser, Lehigh University)
Expenditure Cycle
Purchases System
The purchases process begins with the purchasing agent, who monitors the levels of books available via a computer terminal that lists current inventory. Upon noticing deficiencies in inventory levels, the agent manually generates four hard copies of a purchase order: one is sent to AP, one is sent to the vendor, one is sent to the receiving department, and the last is filed within the department.
Vendors will generally ship the products within five business days of the order. When gooks arrive in the receiving department, the corresponding packing slip always accompanies them. The receiving department clerk unloads the goods and then reconciles the packing slip with the purchase order. After unloading the goods, the clerk manually prepares three hard copies of the receiving report. One copy goes with the gooks to the warehouse, another is sent to the purchasing department, and the final copy is filed in the receiving department. In the warehouse, the copy is simply filed once the goods are stored on the shelves. In the purchasing department, the clerk receives this copy of the receiving report and files it with the purchase order.
When the AP department receives the purchase order, it is temporarily filed until the respective invoice arrives from the vendor. Upon receipt of the invoice, the AP clerk removes the purchase order from the temporary file and reconciles the two documents. The clerk then manually records the liability in the hard copy AP subsidiary ledger. Finally, the clerk files the purchase order and invoice in the open AP file in the department. At the end of the day, the clerk prepares a hard-copy journal voucher and sends it to the general ledger department.
Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.
Cash Disbursement System
The AP clerk periodically reviews the open AP file for liabilities that are due. To maximize returns on invested cash, yet still take advantage of vendor discounts, the applicable due date. Upon finding an open accounts payable file in need of payment, the clerk manually prepares a check for the amount due as per the invoice. The hard copy AP ledger is also updated by the AP clerk. The check number, dollar amount, and other pertinent data are manually recorded in the hard-copy check register. The check is then sent to the cash disbursements department. Finally, the invoice is discarded, as it no longer has any relevant information that hasn’t already been recorded elsewhere.
When the cash disbursements clerk receives the unsigned check, she examines it to ensure that no one has tampered with any of the information and that no errors have been made. Because she is familiar with all of the vendors with whom Walker deals, she can identify any false vendors or any payment amounts that seem excessive. Assuming everything appears in order, she signs the check using a signature block that displays the name of the assistant treasurer, Tyler Matthews. Only Matthews’ signature can validate a vendor check. The cash disbursements clerk then photocopies the check for audit trail purposes.
Once the check is signed, it is sent directly to the supplier. The photocopy of the check is marked as paid and them filed in the cash disbursements department. The clerk then creates a journal voucher, which is sent to the general ledger department. Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.

ผลลัพธ์ (เอสเปอแรนโต) 1:

Walker Books, Inc. (Manlibro Sistemo kun Minimuma PC Subtenado)
(preta por Matt Wisser, Lehigh University)
elspezoj Ciklo
Sistemo Aĉetoj
aĉetoj La procezo komencas kun la aĉeto agento, kiu kontrolas la nivelojn de Libroj Komputila fina stacio kiu listas disponebla vojo kuranta inventaro. Sur rimarkante deficiencias en inventaro niveloj, KVAR hard kopiojn de la agento mane generas aĉeto ordo: oni sendas al AP, estas sendita al la vendisto, oni sendas al la ricevi Fako, kaj la lasta estas Filed ene la Fako.
vendistoj ĝenerale ŝipo produktojn ene kvin negoco tagoj de la ordo. Kiam gooks alveni en la akcepto fako, la responda pakante slip ĉiam akompanas ilin. La akcepto fako komizo malŝarĝas la varoj kaj tiam repacigas la embalaje slip kun la aĉeto ordo. Post malŝarĝi la havon, la komizo permane preparas tri malmolaj kopiojn de la akcepto raporto. Unu kopio iras kun la gooks al la magazeno, alia sendas al la aĉetado fako, kaj la fina kopio estas enarkivigita en la akcepto fako. En la magazeno, la kopio estas simple enarkivigitaj fojon la bienes estas stokita sur la bretoj. En la aĉetado Fako, la komizo ricevas tiu kopio de la akcepto raporto kaj dosieroj kun la aĉeto ordo.
Kiam la AP Fako ricevas la aĉeto ordo, estas provizore Filed ĝis la respektivaj fakturo alvenas de la vendisto. Sur kvitanco de la fakturo, la AP komizo forigas la aĉeto ordo de la labordosieron kaj repacigas ambaŭ dokumentoj. La komizo tiam permane registras la respondeco en la papere AP filio Ledger. Fine, la komizo fajlilo acxeto ordo kaj fakturo en la malferma AP dosiero en la fako. Je la fino de la tago, la komizo preparas Malmola-kopio taglibro justificante kaj sendas ĝin al la ĝenerala Ledger Fako.
Iam la Fako ricevas la ĝenerala Ledger taglibro justificante, la komizo ekzamenas ĝin por ia Evidente eraroj kaj tiam eniras la rilatajn datumojn en la Fako por ĝisdatigi la taŭga PC diĝita ĝenerala Ledger rakontas.
Cash elspezas Sistemo
La AP komizo Periode revizias la malfermita AP dosiero por pasiva kiu devas. Maksimumigi revenoj sur investis monon, tamen ankoraŭ profiti de vendisto rabatoj, la aplikebla limdato. Trovinte malfermita kontoj pagenda dosieron bezonas pagon, la komizo permane preparas ĉekon por la kvanto devita por la fakturo. La papere AP Ledger ankaŭ ĝisdatigita de la AP komizo. La ĉeko numeron, dolaro kvanto kaj aliaj adekvatajn datumoj permane gravurita en la malmola-kopio ĉeko registro. La ĉeko estas poste sendita al la kontanta disbursements fako. Fine, la fakturo estas forĵetitaj, kiel ĝi ne havas neniun gravan informon kiu ne jam registritaj aliloke.
Kiam la mono disbursements komizo ricevas la sensigna ĉeko, ĝi ekzamenas ŝin por certigi ke neniu difektis ajnan informon kaj ke eraroj estis faritaj. Ĉar ŝi estas familiara kun ĉiuj la vendistoj kun kiu Walker traktas, ŝi povas identigi ajnan falsan vendistoj aŭ ajna pago kvantoj kiuj ŝajnas troa. Supozante ĉio aperas en ordo, ŝi subskribas la ĉekon uzante signaturon bloko kiu montras la nomon de la asistanto trezoristo Tyler Matthews. Nur Matthews 'subskribo povas validigi vendisto ĉeko. La mono disbursements komizo tiam kontroli auditoría sendeirismo celoj la fotokopioj.
Iam la ĉeko estas subskribita, estas sendita rekte al la provizanto. La fotokopio de la ĉeko estas markita kiel pagitaj kaj ili prezentis en la kontanta disbursements fako. La komizo tiam kreas taglibro justificante, kiu estas sendita al la ĝenerala Ledger fako. Iam la ĝenerala Ledger fako ricevas la revuon justificante, la komizo ekzamenas ĝin por ia evidenta eraroj kaj tiam eniras la rilatajn datumojn en la fako PC ĝisdatigi la taŭga diĝita ĝenerala Ledger rakontas.